KI Apps für Meetings: 15 datenschutzkonforme Apps im Vergleich (DSG/DSGVO 2025/2026)

Das eigentliche Problem ist nicht die Technologie, sondern das Unwissen

Vier Grundregeln, die immer gelten

1. Vorab informieren ist Pflicht (Art. 13 DSGVO / Art. 19 DSG)

Vor jeder Aufzeichnung oder Transkription müssen alle Teilnehmenden informiert werden: Zweck, verwendetes Tool, Serverstandort, Speicherdauer, Empfänger der Daten und Recht auf Widerspruch.

2. Einwilligung aktiv einholen (Art. 6 DSGVO / Art. 6 DSG)

Aktiv, freiwillig, informiert, unmissverständlich und vor Beginn der Aufzeichnung. Blosses Schweigen reicht nicht. Wer nicht aufgezeichnet werden will, muss trotzdem am Meeting teilnehmen können.

3. Sichtbarer Bot ersetzt keine Einwilligung

Tools wie tl;dv, Sally AI oder Fireflies treten als erkennbarer Bot dem Meeting bei. Das schafft Transparenz, ersetzt aber keine aktiv eingeholte Einwilligung nach Art. 5 Abs. 1(a), Art. 13 und Art. 6 DSGVO.

4. Einwilligung aller Teilnehmenden, nicht nur des Organisators

15 datenschutzkonforme Tools in 5 Gruppen

Vollständige Verarbeitung auf dem Gerät. Kein Cloud-Risiko, kein AVV nötig, kein Drittlandtransfer.

Verarbeitung auf Schweizer Servern. Kein CLOUD-Act-Risiko. AVV nach CH-DSG empfohlen.

Europäischer Unternehmenssitz, EU-Server. Kein Schrems-II-Risiko. AVV nach Art. 28 DSGVO abzuschliessen. Alle Anbieter stellen einen DPA bereit.

Verarbeitung auf US-Servern. Post-Schrems-II gelten die USA nicht als sicheres Drittland. US-Konzerne mit EU-Servern unterliegen weiterhin dem CLOUD Act. SCCs + TIA sind zwingend.

Speicherregeln nach Datenort

Praktische Checkliste für jedes Meeting

Vor dem Meeting

• Alle Teilnehmenden informieren: Zweck, Tool, Serverstandort, Speicherdauer, Empfänger
• Einwilligung aktiv einholen und dokumentieren (Screenshot, E-Mail, Formular)
• Opt-out ermöglichen: Teilnahme ohne Aufzeichnung muss möglich sein
• Bei EU-Kunden: Sicherstellen, dass Tool DSGVO-konform ist (kein töggl.ch, kein US-Tool ohne SCCs)
• AVV mit Cloud-Anbieter gezeichnet und aktuell

Während des Meetings

• Bei sichtbarem Bot (tl;dv, Sally, Fireflies): Kurzankündigung zum Meetingbeginn: «Ich nehme das Meeting mit [Tool] auf»
• Bei unsichtbaren Tools (Bliro, Jamie, Speakwise, Notiq): Mündlich ankündigen: «Ich verwende heute eine Transkriptions-App»
• Keine sensitiven Inhalte (Patientendaten, Mandantengeheimnisse) über US-Tools verarbeiten

Nach dem Meeting

• Transkript nur an berechtigte Personen weitergeben
• Speicherdauer überwachen, Daten nach Ablauf löschen (Empfehlung: 30–90 Tage)
• Löschungsanfragen unverzüglich bearbeiten (Art. 17 DSGVO / Art. 32 DSG)
• Kein Export sensibler Transkripte in US-Cloud-Dienste ohne SCCs

Empfehlung nach Anwendungsfall

Was oft unterschätzt wird: Die Wahl des Tools ist keine rein technische Entscheidung. Sie definiert, welchen rechtlichen Anforderungen man gerecht werden muss, und wie viel Aufwand das Compliance-Management erzeugt. Lokal verarbeiten ist immer am einfachsten, weil es den grössten Teil der rechtlichen Komplexität eliminiert.

DSG vs. DSGVO: Die wichtigsten Unterschiede

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

→Stimme = personenbezogenes Datum, ggf. biometrisch. Einwilligung aller Teilnehmenden ist Pflicht, nicht nur die des Organisators (Otter.ai-Klage 2025).

→Entscheidend ist der Unternehmenssitz des Anbieters, nicht nur der Serverstandort. US-Konzerne mit EU-Servern unterliegen dem CLOUD Act.

→Lokale Tools (Notiq, Whisper Notes, Speakwise, MacWhisper) eliminieren AVV-Pflicht, Drittlandtransfer und den grössten Teil der Compliance-Komplexität.

→Bliro und Jamie AI speichern kein Audio. Strafrechtliches Risiko entfällt laut Anbieter, DSGVO-Transparenzpflicht bleibt.

→töggl.ch ist ausschliesslich für den Schweizer Markt. Nicht für EU-Kunden oder EU-Partner einsetzen.

→tl;dv, Sally AI, Jamie AI und HappyScribe sind für EU-Kundschaft geeignet, mit AVV und EU-KI-Modus.

→US-Tools (Otter.ai, Fireflies, Fathom) sind für sensible Meetings nicht empfohlen: CLOUD Act und Schrems II greifen. SCCs + TIA sind Pflicht.